Bu Gizlilik Politikası, İKPilot platformunu (ikpilot.com) kullanan ziyaretçilerin, müşteri firmaların ve bu firmaların çalışanlarının kişisel verilerinin nasıl işlendiğini açıklar. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin ayrıntılı bilgilendirme için ayrıca KVKK Aydınlatma Metni'ni, çerez kullanımı için Çerez Politikası'nı inceleyin.

1. Taraflar ve Rollerimiz

İKPilot, kurumsal müşterilere sunulan bir insan kaynakları yönetim yazılımıdır (SaaS). Verilerdeki rolümüz, verinin kime ait olduğuna göre değişir:

Veri sorumlusu olduğumuz durumlar: Müşteri firmaların yetkilileriyle kurduğumuz ticari ilişki kapsamındaki veriler (hesap açılışı, fatura ve abonelik bilgileri, destek yazışmaları, site ziyaret kayıtları).
Veri işleyen olduğumuz durumlar: Müşteri firmanın platforma yüklediği çalışan verileri. Bu verilerin veri sorumlusu ilgili müşteri firmadır; İKPilot bu verileri yalnızca firmanın talimatı ve hizmetin gereği doğrultusunda işler, kendi amaçları için kullanmaz, satmaz ve pazarlama amacıyla değerlendirmez.

Çalışansanız ve verilerinizin neden işlendiğini öğrenmek istiyorsanız öncelikle çalıştığınız firmanın insan kaynakları birimine başvurmanız gerekir.

2. İşlediğimiz Veriler

Hesap ve fatura verileri

Ad-soyad, kurumsal e-posta adresi, telefon, firma ünvanı, vergi dairesi ve numarası, adres, abonelik paketi ve ödeme durumu.

Platforma girilen çalışan verileri

Müşteri firmanın tercihine göre; kimlik ve iletişim bilgileri, özlük bilgileri, işe giriş-çıkış tarihleri, departman/pozisyon, vardiya ve puantaj kayıtları, izin talepleri, ücret ve yan hak bilgileri, avans ve masraf kayıtları, performans değerlendirmeleri, eğitim ve sertifika bilgileri, zimmet kayıtları, işe alım süreçlerindeki aday bilgileri ve yüklenen belgeler.

Özel nitelikli veriler

Sağlık raporu, engellilik durumu, adli sicil kaydı gibi özel nitelikli kişisel veriler yalnızca müşteri firma tarafından yüklendiğinde ve mevzuatın izin verdiği ölçüde platformda yer alır. Bu verilere erişim, rol bazlı yetkilendirme ve alan düzeyinde gizleme ile sınırlandırılır.

Teknik ve güvenlik verileri

Giriş denemeleri (e-posta, IP adresi, tarayıcı bilgisi, sonuç), aktif oturum kayıtları, kritik işlemlere ilişkin denetim kayıtları (kim, ne zaman, neyi değiştirdi), hata ve sistem günlükleri.

3. İşleme Amaçlarımız

Hizmetin sunulması, hesabın oluşturulması ve sürdürülmesi
Abonelik, faturalama ve tahsilat süreçlerinin yürütülmesi
Yetkisiz erişimin önlenmesi, hesap güvenliği ve kötüye kullanımın tespiti
Teknik destek taleplerinin karşılanması ve arıza giderme
Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve olası uyuşmazlıklarda delil oluşturulması
Hizmetin geliştirilmesi (yalnızca toplulaştırılmış, kişiyi tanımlamayan kullanım istatistikleriyle)

Kişisel verileri, açık rızanız olmadan pazarlama amacıyla üçüncü taraflara aktarmayız ve satmayız.

4. Veri Paylaşımı ve Hizmet Sağlayıcılar

Verileriniz yalnızca aşağıdaki hâllerde paylaşılır:

Barındırma sağlayıcısı: Platform ve veritabanı [Barındırma Sağlayıcısı ve Sunucu Konumu] üzerinde barındırılır.
E-posta gönderimi: Bildirim ve doğrulama e-postaları, müşteri firmanın veya platformun yapılandırdığı SMTP sağlayıcısı üzerinden iletilir.
İsteğe bağlı bildirim kanalları: Telegram ve WhatsApp bildirimleri yalnızca ilgili kullanıcı bu kanalı kendi profilinden etkinleştirdiğinde çalışır; bu durumda bildirim içeriği ilgili servis sağlayıcı üzerinden iletilir.
Yazı tipi servisi: Sayfa görünümü için Google Fonts kullanılmaktadır; bu istek sırasında IP adresiniz Google'a iletilebilir.
Yetkili kurumlar: Mevzuat gereği talep edilmesi hâlinde, yalnızca talebin kapsamıyla sınırlı olarak.

Hizmet sağlayıcılarla, verilerin yalnızca hizmetin gereği kadar işlenmesini güvence altına alan sözleşmeler yapılır.

5. Platform Yöneticisinin Erişimi

Teknik destek ve arıza giderme amacıyla platform yöneticileri, müşteri firma hesabına "firma adına giriş" özelliğiyle erişebilir. Bu erişim:

Yalnızca yetkili platform yöneticileri tarafından kullanılabilir,
Başlangıcı ve bitişiyle birlikte denetim kaydına yazılır,
Erişim sırasında yapılan tüm işlemler ilgili kullanıcı adına loglanır.

6. Veri Güvenliği

Parolalar geri döndürülemez şekilde (hash) saklanır, hiçbir personelimiz tarafından görülemez.
Tüm trafik HTTPS ile şifrelenir.
Her firmanın verisi tenant düzeyinde izole edilir; bir firma başka bir firmanın verisine erişemez.
Yüklenen dosyalar web erişimine kapalı bir alanda, rastgele adlarla saklanır ve yalnızca yetki kontrolünden geçen isteklerle sunulur.
Rol bazlı yetkilendirme ve alan düzeyinde gizleme (ücret, kimlik numarası, İK notları) uygulanır.
Kaba kuvvet saldırılarına karşı giriş denemesi sınırlaması, oturum güvenliği ve isteğe bağlı iki adımlı doğrulama sunulur.
Kritik işlemler denetim kaydına yazılır.

Hiçbir sistemin mutlak güvenlikte olmadığını hatırlatırız; hesabınızın güvenliği için güçlü ve size özel bir parola kullanmanız önemlidir.

7. Saklama Süreleri

Hesap ve abonelik verileri: sözleşme süresince ve sona ermesinden itibaren yasal zamanaşımı süresi boyunca
Ticari defter ve fatura kayıtları: ilgili mevzuat uyarınca 10 yıl
Çalışan özlük verileri: müşteri firmanın belirlediği süre ve ilgili mevzuattaki süreler boyunca
Giriş denemesi ve oturum kayıtları: en fazla 12 ay
Denetim kayıtları: en az 2 yıl

Süre dolduğunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Abonelik sona erdiğinde müşteri firmanın verileri, dışa aktarım için makul bir süre saklandıktan sonra talep üzerine veya belirlenen süre sonunda silinir.

8. Haklarınız

Kişisel verilerinize ilişkin haklarınız ve bu hakları nasıl kullanacağınız KVKK Aydınlatma Metni'nde ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

9. Çocukların Verileri

Platform kurumsal kullanıma yöneliktir ve 18 yaşından küçüklerin doğrudan kullanımı için tasarlanmamıştır.

10. Değişiklikler

Bu politika, hizmetlerimizdeki veya mevzuattaki değişikliklere bağlı olarak güncellenebilir. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır; esaslı değişikliklerde kullanıcılar uygulama içi bildirim veya e-posta ile bilgilendirilir.

11. İletişim

Gizlilikle ilgili sorularınız için: info@ikpilot.com
[Şirket Ünvanı] · [Şirket Adresi]