6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK") 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca hazırlanmıştır.
1. Veri Sorumlusunun Kimliği
Veri sorumlusu: [Şirket Ünvanı]
Adres: [Şirket Adresi]
Mersis No: [Mersis No]
KEP adresi: [KEP Adresi]
E-posta: info@ikpilot.com
İnternet sitesi: ikpilot.com
Müşteri firmaların platforma yüklediği çalışan verileri bakımından veri sorumlusu ilgili müşteri firmadır; [Şirket Ünvanı] bu veriler yönünden KVKK m.3 anlamında veri işleyen sıfatıyla hareket eder ve verileri yalnızca veri sorumlusunun talimatları doğrultusunda işler.
2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
Müşteri firma yetkilileri bakımından
- Kimlik: ad, soyad
- İletişim: e-posta adresi, telefon numarası, adres
- Müşteri işlem: abonelik paketi, sipariş ve ödeme kayıtları, destek talepleri
- Finans: fatura bilgileri, vergi dairesi ve numarası
- İşlem güvenliği: IP adresi, giriş kayıtları, oturum bilgileri, tarayıcı bilgisi
Platform üzerinden işlenen çalışan/aday verileri bakımından
- Kimlik: ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi
- İletişim: e-posta, telefon, adres
- Özlük: işe giriş-çıkış tarihleri, departman, pozisyon, sicil bilgileri, sözleşme ve evraklar
- Mesleki deneyim: eğitim durumu, sertifikalar, önceki iş deneyimi
- Finans: ücret, avans, masraf ve yan hak bilgileri
- Performans ve gelişim: değerlendirme sonuçları, hedefler, yetkinlikler, görüşme notları
- Çalışma düzeni: vardiya planları, puantaj, izin ve fazla mesai kayıtları
- Özel nitelikli veriler: sağlık raporu, engellilik durumu, adli sicil kaydı gibi veriler yalnızca ilgili müşteri firma tarafından yüklendiğinde ve mevzuatın izin verdiği ölçüde
3. İşleme Amaçları
- Sözleşmenin kurulması ve ifası, hizmetin sunulması
- Finans ve muhasebe işlemlerinin, faturalandırmanın yürütülmesi
- İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi (müşteri firmanın veri sorumlusu sıfatıyla belirlediği amaçlarla)
- Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, yetkisiz erişimin önlenmesi
- Talep ve şikâyetlerin takibi, destek hizmetlerinin sunulması
- Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, yetkili kurumlara bilgi verilmesi
- Hukuk işlerinin takibi ve uyuşmazlıklarda delil oluşturulması
4. Hukuki Sebepler
Kişisel verileriniz KVKK m.5/2 uyarınca aşağıdaki hukuki sebeplere dayanarak işlenir:
- (a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi
- (c) Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması
- (ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması
- (e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
- (f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması
Özel nitelikli kişisel veriler KVKK m.6 uyarınca; sağlık verileri bakımından iş sağlığı ve güvenliği ile istihdam yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacıyla, diğer hâllerde ise ilgili kişinin açık rızasına dayanılarak işlenir.
Yalnızca açık rızaya dayalı işlenen veriler bakımından rızanızı dilediğiniz zaman geri çekebilirsiniz.
5. Toplama Yöntemi
Kişisel veriler; kayıt formları, platforma yapılan girişler ve yüklenen belgeler, e-posta ve destek yazışmaları, çerezler ve sunucu kayıtları aracılığıyla, kısmen otomatik ve otomatik yollarla toplanır.
6. Aktarım
Kişisel verileriniz KVKK m.8 ve m.9 çerçevesinde, amaçla sınırlı olarak şu taraflara aktarılabilir:
- Barındırma ve altyapı hizmeti sağlayıcıları
- E-posta ve mesajlaşma (SMTP, Telegram, WhatsApp) hizmet sağlayıcıları — yalnızca ilgili kanal etkinleştirildiğinde
- Mali müşavir, denetçi ve hukuk danışmanları
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile adli merciler
Yurt dışında bulunan hizmet sağlayıcılar kullanıldığı ölçüde aktarım, KVKK m.9'da öngörülen şartlara (açık rıza, taahhütname veya Kurul kararıyla belirlenen güvenceler) uygun olarak gerçekleştirilir.
7. Saklama Süreleri
Kişisel veriler, işleme amacının gerektirdiği süre ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı süreleri boyunca saklanır; sürenin dolmasıyla silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Ayrıntılı süreler için Gizlilik Politikası'nın "Saklama Süreleri" bölümüne bakınız.
8. İlgili Kişinin Hakları (KVKK m.11)
Herkes veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili olarak:
- Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme,
- KVKK m.7'de öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahiptir.
9. Başvuru Usulü
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca:
- Yazılı olarak [Şirket Adresi] adresine ıslak imzalı dilekçeyle,
- Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi [KEP Adresi] üzerinden,
- Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile,
- Daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresiniz üzerinden info@ikpilot.com adresine
iletebilirsiniz. Başvurunuzda ad-soyad, T.C. kimlik numarası (yabancılar için uyruk ve pasaport numarası), tebligata esas adres, varsa e-posta ve telefon ile talep konusunun bulunması gerekir.
Talepler en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul'ca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi veya süresinde yanıt verilmemesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.
Çalışan olarak platformdaki verilerinize ilişkin taleplerinizi öncelikle çalıştığınız firmanın insan kaynakları birimine iletmeniz gerekir; bu veriler bakımından veri sorumlusu ilgili firmadır.
10. VERBİS
[Şirket Ünvanı], Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi'ne (VERBİS) kayıt yükümlülüğü bulunduğu ölçüde kayıtlıdır. Sicil bilgisi: [VERBİS Kayıt Bilgisi]